Что представляет собой программа Трелло и ее основные функции

Trello что это за программа? Это сервис, основанный на японской системе канбан, позволяющий небольшим коллективам, например, малому бизнесу, стартапам, подразделениям внутри крупных или средних компаний, госструктурам отслеживать различные задачи, координировать действия нескольких человек, устанавливать сроки выполнения и в целом упрощать и делать более продуктивной их работу. Или же он может пригодиться для личного планирования. Также может играть роль CRM (Customer Relationship Management) для улучшения обслуживания клиентов. Интерфейс прост в использовании и интуитивно понятен, в нём разберётся практически любой человек.

Trello что это за программа

Возможности Trello

• Все данные — на облачном сервере, поэтому нет риска потерять их. Также благодаря этому данные на разных устройствах моментально синхронизируются
• Сервис кроссплатформенный — есть веб-версия, можно скачать Трелло на компьютер, смартфон и на все популярные операционные системы — iOS, MacOS, Windows и Android
• Сервис имеет интеграции, называемые улучшениями. Интеграции имеются с множеством программ, например, Google Drive, Microsoft OneDrive, Evernote, GitHub и прочими
• Trello имеет платные тарифы, но в бесплатной версии практически нет никаких ограничений, за исключением улучшений, количества досок и веса загружаемых файлов. Бесплатный тариф имеет 1 улучшение, 10 досок на команду и лимит веса файла до 10 мегабайт. Первый платный тариф — Buisness Class, стоит 10$ в месяц(при оплате за год), имеет любое из улучшений и досок, возможность прикрепления файлов до 250 мегабайт. Второй тариф Enterprise включает все преимущества Buisness Class, но также имеет продвинутые возможности администрирования — единая система входа и уровни доступа, цена — около 21$ за пользователя. Рекомендуется для больших команд около ста человек, минимальное количество пользователей — двадцать. Крупным коллективам тариф обойдётся дороже.

Как пользоваться Trello?

Для начала нужно создать аккаунт — либо ввести электронную почту, либо войти с помощью Google аккаунта. Профиль желательно заполнить — поставить персональный тэг, имя и фамилию, аватарку.
Программа имеет несколько ключевых частей — карточки, меню, доска и списки.

Доска

Основное рабочее пространство, на котором находятся все остальные части. На ней можно размещать карточки, создавать списки с карточками, перемещать карточки между ними. Название доски может быть любое, также существуют шаблоны для различных целей и направлений.

У досок есть 4 типа видимости:

• Приватные. Просматривать и изменять содержимое способны только участники, добавленные выборочно
• Командные. Почти идентичны приватным, но доступ к содержимому есть исключительно у группы людей, которая объединяется в настройках в команду
• Доска организации. Есть лишь на платном тарифе, очень похожа на командную
• Публичные. Просматривать содержимое может тот, кто имеет ссылку на доску, также такие доски индексируются поисковыми системами, но менять содержимое имеют право только участники.

В шапке доски находится поле поиска, кнопка добавления новых участников, уведомления и иконка вашего профиля.

Правый верхний угол содержит меню, в котором можно настроить описание, скопировать, распечатать или экспортировать доску. В нём находится ссылка на доску, кнопка закрытия доски, управление улучшениями и интеграциями со сторонними сервисами, возможность поменять метки,  добавление стикеров на карточки, поиск карточек по участнику, сроку выполнения, меткам и словам. Поле поиска в шапке доски ищет только по словам. Также имеется возможность менять фон. На платном тарифе можно поставить что угодно, на бесплатном — однотонные цвета.

Списки

На этой части доски находятся карточки, также можно называть их как угодно. Каждый список имеет своё собственное меню, в котором можно добавлять карточки, копировать весь список с его содержимым, перемещать список между досками, подписаться на обновления списка, перемещать карточки из одного в другой список на этой или другой доске.  Также здесь можно удалять и архивировать карточки, есть возможность архивации всего списка, сортировки карточек в порядке алфавита или по дате создания.

Списками обычно выступают:

• Этапы
• Виды задач
• Статусы задач
• Временные промежутки
• Приоритет задач

Карточки

Основная часть доски, в ней и проходит практически вся работа. Открыв карточку, можно увидеть её название, описание, участников, выполняющих или выполнивших задачу, дедлайн, чек-лист, в котором, например, находится последовательность выполнения поставленных задач, обложку, метки для удобства восприятия задач и комментарии, доступные для всех участников доски. В комментариях можно упомянуть любого участника через @. Также к карточке можно прикрепить вложение, управлять улучшениями, архивировать карточку, поделиться ею с другими, копировать в другой список, смотреть историю изменений карточки.

Если существует какая-нибудь крупная задача, которую можно поделить на этапы, то лучше будет создать чек-лист внутри карточки, а не создавать множество карточек.

Дедлайны

Для каждой карточки можно устанавливать дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и настраивать уведомление.

Когда дедлайн приближается, дата на карточке подсвечивается оранжевым и вам приходит уведомление, когда он просрочен — красным. Если задача выполнена до срока, дедлайн становится зелёным.

Метки

Метки могут быть полезны для удобства восприятия категорий на карточках. Они могут быть разных цветов, есть режимы для дальтоников. Меткам можно создавать различные наименования, создавать дополнительные.

Метки можно использовать по-разному: например, для работы в маленькой команде стоит использовать метки со статусами задач, а в управлении проектом применить систему расстановки приоритетов по матрице Эйзенхауэра, в которой все задачи делятся на 4 типа:

• важные — срочные
• неважные — срочные
• важные — не срочные
• не важные — не срочные

Вложения

К карточкам можно прикреплять вложения, которые загружаются с любого устройства или из облачных хранилищ OneDrive, Google Drive и прочих.

Шаблоны

На сайте Trello расположены шаблоны досок. Существуют шаблоны под различные задачи. Расположены они на домашней странице в отдельной вкладке и разбиты по категориям вроде «Проектирование», «Маркетинг», «Личные дела», «Образование» и т. д.

Для добавления шаблона в свой аккаунт нужно нажать на кнопку «Использование шаблона» и выбрать настройки доски.

Улучшения

Улучшения — это либо модификация приложения Trello, либо интеграция со сторонним сервисом. Интеграции с облачными сервисами могут помочь сэкономить место во внутренней памяти устройства, если вам часто нужно прикреплять файлы к карточкам, а также сэкономить трафик, если у вас не безлимитный тариф. Интеграция с GitHub может помочь разработчикам различного программного обеспечения, сделать их работу более продуктивной.

Рассмотрим некоторые улучшения-модификации:

• Calendar – карточки показываются в виде календаря, а не списками. Есть режимы «неделя» и «месяц». Также задачи можно синхронизировать с Google Календарь
• Card Aging – те карточки, что давно не обновлялись, удаляются автоматически или меняют цвет
• Countdown – показывает время до истечения дедлайна в виде обратного отсчёта
• Card Snooze – с установкой улучшения в карточке появляется функция «отложить». В меню выбирается время, когда вы захотите вернуться к задаче из карточки, и карточка переносится в архив. По истечении срока она снова появляется на доске
• Card Repeater – создаёт копии карточек, полезно для однотипных задач.

Также стоит помнить, что в бесплатной версии у вас всего одно улучшение, поэтому нужно с умом выбрать то, что принесёт вам больше пользы.

Как работать в Trello с максимальной пользой?

Зачастую, когда команда берётся за использование Trello, первое время всё идёт хорошо, но продуктивность быстро спадает. Это проблема не столько сервиса, сколько человеческого фактора. Создаётся ощущение, что новый сервис решит проблему, только вот проблема заключается в поведении. Инструмент лишь помогает в выполнении задачи, а не выполняет её самостоятельно.

Trello подойдёт для людей, которые желают видеть ежедневный прогресс в движении к цели. Но, если задачи копятся, а цель не достигается, приходит разочарование, всякий энтузиазм в работе улетучивается. Дабы этого не происходило, нужно:

• Разработать инструкции и правила, поместив их в первую колонку или же просто на видное место так, чтобы нельзя было их не заметить. Всем должно быть известно, как устроен рабочий процесс. Когда и куда перемещать карточку после выполнения — сразу после выполнения или после общего созвона? Кто отмечает карточку выполненной — организатор или исполнитель? Какие приняты цветовые метки? Эти правила должны быть подробно прописаны и понятны каждому.
• Оценивать объём к количеству участников. Если в команде, скажем, 10 человек, а задач в списке «на эту неделю» стоит в 10 раз больше, да ещё и с довольно сжатыми сроками, то стоит призадуматься, что такой объём работы для такого количества людей почти невыполним. Это приведёт к забрасыванию задач и выгоранию команды.
• Всегда устанавливать дедлайны. Установка срока выполнения не является обязательным условием для создания карточки, поэтому стоит помнить об этом. Поставьте срок сами или проконсультируйтесь с исполнителем.
• Комментарии и упоминания. Комментарии могут заменить переписку в мессенджере или по электронной почте, а упоминания позволят спросить о чём-либо конкретного человека, который может быть не подписан на обновления карточки и не заметить вопроса без упоминания. Также в них можно видеть историю изменения карточки и с лёгкостью хронологию выполнения задачи или же с помощью поиска найти необходимую информацию.
• Регулярно проверять актуальность задач.  Если задачи долго висят в списке срочных или в списке «В работе», то это явно никак не поспособствует рабочему настроению. Всегда смотрите, что происходит с задачей: если она более не нужна, архивируйте. Если что-то мешает её выполнению, в комментариях добавьте блокирующую задачу.

Заключение

Trello – один из лучших сервисов для работы небольших команд. Он легко и быстро внедряется в рабочий процесс, не требует долгого обучения сотрудников и сложной настройки, поэтому сервис и стал так популярен для проектов, для работы внутри подразделений больших корпораций, редакций, родительских комитетов. Но также и в качестве личного планировщика он подходит отлично, как для выполнения семейных, так и исключительно личных задач. С этим сервисом явно стоит попробовать поработать.