Совместная работа над проектом в Google Docs

Здравствуйте уважаемые читатели блога. В сегодняшней статье поговорим о том, как работает гугл докс онлайн. В своей работе владельцу сайта часто может потребоваться использовать онлайн инструменты, которые синхронизируются с другими гаджетами и даже позволяют создавать совместные проекты. Для коммуникации и обмена данными, записями и задачами можно и нужно делиться при помощи различных приложений. Одним из таких приложений является разработка от Google Гугл докс онлайн.

Гугл докс — это приложение, по своим свойствам обладающее возможностью редактирования текста целой командой, а также с легкостью позволяющее создавать и управлять документами онлайн.

Итак, что такое гугл докс онлайн и почему его следует использовать?

Ответ прост: совместная работа. Я уверен, что вы сталкивались с ситуацией, когда приходилось редактировать word'вский документ, отправляя его по почте одному или более человек. Отслеживать изменения, отправлять файл по почте, проверять что изменилось, исправлять, опять отправлять по почте и так далее. После нескольких изменений уже можно запутаться у кого находится последняя версия.

Google Docs убирает эти недоразумения, и к тому же имеет довольно классные функции, которыми не обладает даже Word, такие как комментирование в реальном времени.

Но, часто в своей работе над блогом, я сталкивался с тем, что не все знают как пользоваться этим инструментом. Работа при помощи Гугл докс все еще вызывает затруднения у многих копирайтеров.

В этой статье, я покажу как создавать документы, как присылать ссылку для редактирования документа и все шаги между этими действиями.

Как создать документ в Google Docs

Для того, чтобы создать документ, сперва нужно перейти в Гугл Диск. Диск — это место, где помещаются все ваши документы. После того, как вы создали аккаунт в Google (для этого вам нужно создать почтовый ящик в Gmail) вы можете воспользоваться различными приложениями от Гугл. Проще всего найти приложение Гугл Диск нажав по иконке вверху экрана.

Нажав по иконке «Диск» вам откроется список всех текущих документов. Если вы еще не создали ни одного, то соответственно откроется пустой экран.

Чтобы создать новый документ, нажмите на «Создать» и откроется список функций:

Более подробно о возможностях и функциях Гугл Диск я уже писал в этой статье, поэтому здесь останавливаться на его возможностях не буду. А сразу перейду к использованию создания стандартного документа.

После создания нового документа, вы увидите пустую страницу со стандартным набором инструментов для редактирования текста в верхней части экрана.

Для начала вы должны будете назвать документ. Для этого просто нажмите на слова «Новый документ» вверху и запишите название. После этого изменение автоматически сохранится.

Теперь можно написать текст. Вы можете использовать его как стандартный документ Word. Печатать и форматировать текст.

Вдобавок, ваш документ появится в облаке, что означает, что вам не нужно будет беспокоиться о сохранении документа на компьютере или его утери. Процесс автосохранения происходит мгновенно, как были внесены изменения в текст, так что после возвращения и открытия браузера, переходите в Гугл Диск и нажимайте по нужному документу.

Совместная работа

Теперь посмотрим как работать в Google Docs для совместной работы. Представим привычный процесс редактирования документов, знакомый вам. Предположим, вы работаете над каким-то документом, требующим проверки и предоставления информации от других копирайтеров. Итак вы сводите вместе все полученные материалы в единый документ word и отправляете по почте группе из четырех участников с просьбой предоставить последние изменения. Каждый из них делает отметки и изменения в документе и отправляет обратно. Теперь у вас находится пять различных версий, которые следует свести в один. Сложно согласитесь!

Гугл докс помогает избежать это недоразумение. Все, что вам нужно это «поделиться» документом с сотрудниками и попросить их внести изменения напрямую в том же самом документе. Получается, вы работаете над одним документом, в отличие от 5 различных документов.

Для этого, нужно нажать по кнопке «Настройки доступа».

Откроется экран доступа к документу других участников, в котором представлено множество функций. Давайте рассмотрим несколько ключевых, часто встречающихся функций.

1. Поделиться с другими участниками

Включить доступ по ссылке: вот тот самый способ, который сохранит кучу вашего времени, уже не говоря о головной боли. Если вы хотите переслать документ кому-то, он может даже не иметь своего аккаунта в Google, но сможет редактировать текст. Итак, нажимаем «включить доступ по ссылке».

Далее, вы должны открыть доступ «Всем у кого есть ссылка» (этот вариант установлен по умолчанию) и выбрать уровень доступа (просмотр, комментирование и т.д.)

Нажимаем Сохранить. Теперь доступ к документу доступен всем, у кого есть ссылка, ее нужно скопировать.

Скопированную ссылку можно отправить по почте любому человеку, или группе сотрудников, с которыми вы ведете совместную работу. Такая особенность очень удобна, когда вы знаете что вашему помощнику нет необходимости пользоваться приложением от Гугл.

2. Ограниченная возможность для защиты доступа к информации

В примере выше каждый у кого есть ссылка, может иметь доступ к документу. Если вы хотите предоставить информацию к документу только одному человеку и быть уверенным, что кто-то еще не получит доступ, воспользуйтесь следующим способом. Только помните, что при этом могут возникнуть проблемы у того человека, если он не имеет аккаунта в Гугл, прикрепленного к почте на которую посылаете документ.

Убедитесь, что возможность поделиться ссылкой установлена на «Выкл» и отправьте письмо на выбранный адрес. Вы по прежнему можете контролировать уровень доступа к документу в этом случае, также как при отправлении приглашения по ссылке. Нажмите «Отправить» и на выбранный почтовый адрес поступит оповещение о доставке письма.

Во время написания e-mail адреса, который находится в вашем списке контактов, его полное имя высветится автоматически, так что вам останется выбрать его из списка. Если адреса нет в контактах, придется написать его полностью.

Также следует знать, что по умолчанию указанный человек будет иметь возможность редактировать документ, но если вы этого не желаете, то можно изменить доступ на просмотр. Естественно при выборе доступа Редактирование, адресат может изменять текст в документе.

Теперь человек, которому вы отправили доступ, получит оповещение на почту со ссылкой, которая будет вести к документу.

Совместная работа в Google Docs

После получения письма, получателю достаточно нажать по ссылке, чтобы перейти к нужному документу и начать его редактировать в гугл докс онлайн. Итак, что представляет собой совместная работа в Google Docs в реальном времени?

Особенность гугл докс заключается в том, что все участники могут производить изменения с документом в одно и тоже время, и он будет сохранять изменения автоматически. Вдобавок, вы можете сравнить и откатить документ к более ранней версии. Также участники могут добавлять комментарии к различным областям текста, как способ предложить какое-то исправление не изменяя при этом текст.

В то время как копирайтер редактирует текст, вы можете видеть преобразования в реальном времени. Вы также можете видеть кто сейчас просматривает текст, так как это отображается на иконке в верхнем правом углу, и также можете видеть кто занимается внесением изменений в текст.

Как посмотреть историю изменений

Если вам нужно посмотреть историю изменений в документе, перейдите в меню «Файл» и выберите «Смотреть историю версий».

Таким образом, вы можете отследить каждое изменение, произведенное в тексте. Вам откроется список различных версий с указанием времени и кто выполнил изменение.

Нажимая по определенной версии, откроется та версия документа, которая была выполнена на тот момент. Если вы хотите откатить назад версию, то выбирайте «восстановить эту версию».

Это то, что мне больше всего нравится в Гугл Докс — возможность совместной работы в текущем времени и гибкие настройки в откате к любой версии документа.

Как вы могли убедиться, использование гугл докс онлайн для совместной работы — это довольно эффективно. Это означает, что каждый может вносить изменения в текст, любой видит последнюю версию, и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются при этом. Вдобавок, текст можно просматривать и редактировать как на планшетах, так и мобильных устройствах.

Сохранение в различных форматах

Вы или ваш помощник могут скачать и открыть документ в другом формате, например в Word'е или PDF. Для этого опять нажимайте Файл и выбирайте «Скачать как».

Это позволит вам преобразовать окончательную версию в тот формат, который нужен.

Заключение

В своей работе я стараюсь активно использовать Гугл Докс онлайн, как возможность пользоваться передовыми разработками. Нет необходимости быть привязанным к одному документу. Это отличная возможность совместной работы и творчества без сохранения различных версий файлов на компьютере.

Надеюсь статья была для вас полезна и послужила примером как с пользой выполнять совместную работу над текстом при помощи Google Docs.